Se tieni in considerazione che inviamo mediamente 40 mail di lavoro al giorno e ne riceviamo 120, molte mail non vengono aperte e neanche lette, finendo nell’oblio del dimenticatoio.
Per evitare questo, come anticipato, qui alcuni pratici trucchetti per scrivere il tuo prossimo oggetto con precisione Militare, direttamente dalle prime file dei Navy Seal.
E nell’esercito, una email non chiara può fare veramente la differenza tra una missione fallita e una a buon fine (leggi morte e vita).
Secondo l’ex Navy Seal Kabir Sehgal ( che tra láltro è anche Fortune 500 leader e vincitore di un premio Grammy )… uno che di comunicazione ci capisce, un segreto per scrivere un oggetto chiaro e preciso e’ di usare delle parole chiave, tra cui, per esempio::
- INFO: quando comunichiamo e nessuna azione né risposta è richiesta
- DECISIONE: Quando è richiesta una decisione
- AZIONE: Quando abbiamo bisogno che chi legge compia delle specifiche azioni
- FIRMA : Quando è richiesta una firma di approvazione su un documento allegato
- COORD: Quando dobbiamo coordinarci con chi legge / il team
- RICHIESTA: richiesta di autorizzazione , permesso per giorni di ferie,
Io uso anche
- FOLLOW UP: quando faccio seguito ad incontro
- PRJ “NOME” : quando lavoro a vari progetti contemporaneamente metto tra le virgolette il nome del progetto così da comunicare, che quella emial , fa riferimento a quel specifico lavoro
- RIFLESSIONE: quando voglio condividere con il team alcuni spunti di riflessione e stimolare i loro contributo
Queste parole chiave sono inserite in lettere maiuscole nell’oggetto e hanno lo scopo di chiarire subito qual è l’intento della email.
Tuttavia per attrarre l’attenzione possiamo scrivere, prima dell’oggetto URGENTE o IMPORTANTE.
Ma Attenzione non tutte le mail sono tali, quindi evitate di fare la fine di Pierino e il lupo.
A questo punto, affronto l’elefante nella stanza, è vero che non prestiamo attenzione alle e-mail (e a tanto altro, ma stiamo focalizzati sulle e-mail ora! )
Leggiamo poco, siamo sempre più distratti, un pesciolino rosso è più focalizzato, ecc
… e come si fa a questo punto?
Bene per superare in parte questo ostacolo, oltre a lavorare sull’oggetto ci sono altri meravigliosi e testati stratagemmi…
Nel prossimo articolo troverai le risposte…
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26 risposte
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